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INFORMAÇÃO?

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Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo

O GISA é um produto de gestão de Arquivos, concebido para acompanhar diversas fases do ciclo vital da informação, articulando múltiplas operações da cadeia arquivística. Está preparado para gerir informação em serviços centrais de Arquivo e promover os necessários interfaces com a administração corrente do organismo produtor, podendo ser utilizado tanto nos chamados “arquivos históricos”, como na gestão dinâmica de arquivos ainda em formação ou crescimento.

Código aberto a toda a comunidade

O GISA aposta na partilha do conhecimento com a comunidade e numa relação de independência com o cliente, embora disponibilizado suporte sempre que solicitado. Os módulos nucleares encontram-se em código aberto, sob a licença GNU General Public License v2.0.

O código aberto está em https://github.com/ParadigmaXis/gisa, podendo ser usado, estudado, modificado e distribuído livremente. Também se encontra disponível para download um instalador da última versão estável e as respetivas instruções de instalação.

Modelo que transforma informação em estruturas de conhecimento

O modelo do GISA permite representar a informação de uma forma altamente estruturada, estabelecendo relações complexas entre unidades de informação, que quando utilizado com rigor, consegue transformar a informação em conhecimento. As unidades informacionais estão organizadas de uma forma hierárquica em vários níveis de descrição, podendo ser definido o contexto produtor de cada uma, através de estruturas orgânicas, em que múltiplas relações sistémicas refletem todas as alterações de uma

organização ao longo do tempo. O GISA permite o uso de uma linguagem controlada para estabelecer a forma do nome e a identidade de pontos de acesso à informação, e também, as relações entre eles. Na dimensão temporal, o GISA tem capacidade para utilizar intervalos abertos de datas e datas incompletas por falta de informação, podendo referir-se somente os elementos conhecidos (por exemplo século ou ano).

Confidencialidade da informação gerida com segurança

Gestão de diversos perfis de utilizadores, com uma grande flexibilidade e um elevado grau de segurança e eficácia, através de grupos de utilizadores e de heranças de permissões na estrutura hierárquica da informação. As permissões de acesso à informação podem ter um nível de granularidade mínimo, contemplando a definição de responsabilidades e competências de utilizadores em organizações de qualquer dimensão.

É possível definir permissões de acesso a informação (p.e. contida numa subhierarquia, numa unidade de descrição ou em cada objeto digital associado), a áreas de funcionalidades (p.e. construção de uma linguagem controlada, recenseamento de unidades físicas, descrição da informação, pesquisa e administração) e a tipos de operação admitidos (criação, alteração, remoção e visualização da informação).

Interoperabilidade assegurada através de normas

São várias as normas adotadas, tanto em termos de procedimentos, como de formatos. A descrição arquivística está de acordo com a ISAD (G) - Norma Internacional de Descrição Arquivística. A descrição das entidades produtoras de informação está de acordo com a ISAAR(CPF) - Norma Internacional para os Registos de Autoridade Arquivística relativos a instituições, pessoas singulares e famílias. É possível exportar para ficheiro as

descrições arquivísticas no formato internacional normalizado EAD (Encoded Archival Description). O Repositório Digital é inspirado no modelo de referência Open Archival Information System (OAIS) e inclui metadados em formato Dublin Core e METS - Metadata Encoding and Transmission Standard. A disponibilização das descrições arquivísticas de documentos públicos através do protocolo OAI-PMH.

Recursos geridos de uma forma estratégica, rumo ao crescimento

O produto encontra-se escalonado por módulos de complexidade progressiva, os quais permitem uma utilização praticamente universal, abrangendo desde os pequenos arquivos pessoais até aos complexos sistemas de informação e extensos depósitos de arquivo de organizações. O GISA está preparado para abordar vários Arquivos ao mesmo tempo, independentemente do ciclo

vital da informação e do respetivo suporte ou técnica de registo e a possibilidade de uma descrição multinível, permite a gestão do tempo e dos recursos em função da frequência de acesso à informação e da sua pertinência.

De Arquivistas para Arquivistas.

A concepção e produção do GISA é da responsabilidade de um Consórcio formado pela Câmara Municipal do Porto, Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia, Câmara Municipal de Espinho, Câmara Municipal de Vila do Conde e Universidade do Porto.

O seu desenvolvimento e comercialização é da responsabilidade da ParadigmaXis – Arquitectura e Engenharia de Software S.A, que detém o registo de marca GISA, sob o n.º 373005.

Prepare o futuro, preservando o passado.

GISA nuclear

Aplicação desktop distribuída livremente e sem limite de utilizadores registados no sistema. O código fonte e o setup encontram-se disponíveis em: github.com/ParadigmaXis/gisa.

Unidades Informacionais

Descrição multinível de acordo com a ISAD(G). Avaliação. Publicação. Indexação.

Unidades Físicas

Recenseamento do suporte físico da informação.

Controlo de Autoridade

Linguagem controlada para estabelecer a forma do nome e a identidade dos pontos de acesso. Estrutura orgânica. "Thesaurus”.

Estatísticas e controlo de desempenho

Apresentação de dados estatísticos sobre os registos efetuados, tipo de operações e por quem.

Pesquisa

Pesquisa da informação de uma forma simples ou combinando vários critérios em simultâneo.

Relatórios

Geração de vários tipos de relatórios, configuráveis e em formato PDF ou RTF.

Associação das descrições a unidades digitais

Associação de cada descrição arquivística a um ou mais documentos digitais (imagem, som, vídeo, texto, etc.) que se encontram num sistema de ficheiros.

Controlo de acessos

Gestão de utilizadores, de grupos de utilizadores e de atribuição de permissões a cada um. Capacidade de associação de um utilizador a um mecanismo de autenticação centralizada, baseada em LDAP.

Importação e exportação de dados

Importação de registos de documentos existentes em ficheiros Excel, desde que obedeçam ao modelo e regras estabelecidos, e exportação das suas descrições arquivísticas para o formato EAD.

Gestão de Requisições

Gestão e controlo de requisições e devoluções de documentos registados no GISA.

Gestão de Depósitos

Gestão das existências de um depósito, controlando entradas e saídas definitivas, e fornecimento da sua taxa de ocupação.

Manual do utilizador

Disponibilização de um Manual do Utilizador online colaborativo.

GISA Internet

Módulo web que permite o acesso à informação por parte do público em geral. Possui um plugin para utilizadores autenticados, previamente registados no GISA, poderem não só aceder à informação pública, como também a informação que esteja de acordo com as permissões que lhes tenham sido atribuídas. Este módulo tem um papel importante na valorização do Arquivo e do trabalho do arquivista, uma vez que não só agiliza o funcionamento interno da organização ao facilitar o acesso à informação, como também, dissemina para o exterior toda a informação pública.

GISA-MOD

Módulo de Objetos Digitais que fornece uma solução de suporte de Arquivo Digital, preparada para lidar com documentos digitalizados. Foi inspirado no modelo de referência OAIS , orientando o sistema para o acesso à informação digital e sua preservação. Assenta no Repositório Digital open source FedoraCommons , facilita a construção de objetos digitais de uma forma estruturada para submissão no repositório, a visualização dos documentos adequada às necessidades, transformando os recursos digitais originais e a monitorização do versionamento, integridade e disseminação de cada documento.

Interoperabilidade

O GISA permite a interoperabilidade entre repositórios via o protocolo OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting), promovendo uma disseminação mais alargada da sua metainformação. Ou seja, este módulo faculta a disponibilização das descrições arquivísticas de documentos existentes no GISA, assinaladas como públicas, de forma a poderem ser utilizadas por servidores agregadores de informação que reconheçam este tipo de protocolo, nomeadamente a Rede Portuguesa de Arquivos e a EUROPEANA.

Serviços

É nossa prioridade ter os clientes satisfeitos com o GISA, disponibilizando uma série de serviços que podem ser contratualizados à hora, em pacotes de horas ou através de orçamento proposto para a realização de um serviço específico.

Instalação & Operacionalização

Apoio técnico na instalação e no arranque inicial do plano, tendo em conta prioridades e responsabilidades.

Manutenção & Apoio técnico

Serviço de manutenção corretiva, adaptativa e evoluyiva.

Conversão & Importação de dados

Conversão e importação de dados em formato tabular (p.e. Excel e Access) para a base de dados do GISA.

Formação

O plano do curso poderá ser elaborado de acordo com as necessidades do cliente.

Integração com sistemas de gestão documental

Integração com sistemas de gestão documental usados numa fase ativa do ciclo de vida do documento.

Consultadoria & desenvolvimento

Análise e definição de planos estratégicos de arquivos digitais com otimização dos recursos, desenho e implementação de soluções de arquivo à medida.

Destaques



O GISA, é o nosso canal para o mundo.
Alda Padrão TemudoTécnica Superior, Município de Vila Nova de Gaia/Arquivo Municipal Sophia Mello Breyner
Desde 2005, o GISA tem sido um parceiro do trabalho diário da equipa de colaboradores do Arquivo, na gestão da informação administrativa da FEUP e, simultaneamente, um desafio interessante poder participar no processo construtivo e de desenvolvimento do GISA.
Jorge PópuloChefe da Divisão de Arquivo e Museu, Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
O GISA é uma ferramenta que facilita o dia-a-dia dos profissionais da gestão de informação(...) Atingiu, para o Arquivo Municipal do Porto, um estatuto de plataforma digital robusta e confiável, promovendo uma disseminação de conteúdos perfilada quer a colaboradores da autarquia quer para o público em geral.
Mónica GuerreiroDiretora Municipal de Cultura e Ciência, Câmara Municipal do Porto

Ajudamos os clientes a crescer.

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