O modelo do GISA permite representar a informação de uma forma altamente estruturada, estabelecendo relações complexas entre unidades de informação, que quando utilizado com rigor, consegue transformar a informação em conhecimento. As unidades informacionais estão organizadas de uma forma hierárquica em vários níveis de descrição, podendo ser definido o contexto produtor de cada uma, através de estruturas orgânicas, em que múltiplas relações sistémicas refletem todas as alterações de uma

organização ao longo do tempo. O GISA permite o uso de uma linguagem controlada para estabelecer a forma do nome e a identidade de pontos de acesso à informação, e também, as relações entre eles. Na dimensão temporal, o GISA tem capacidade para utilizar intervalos abertos de datas e datas incompletas por falta de informação, podendo referir-se somente os elementos conhecidos (por exemplo século ou ano).

Gestão de diversos perfis de utilizadores, com uma grande flexibilidade e um elevado grau de segurança e eficácia, através de grupos de utilizadores e de heranças de permissões na estrutura hierárquica da informação. As permissões de acesso à informação podem ter um nível de granularidade mínimo, contemplando a definição de responsabilidades e competências de utilizadores em organizações de qualquer dimensão.

É possível definir permissões de acesso a informação (p.e. contida numa subhierarquia, numa unidade de descrição ou em cada objeto digital associado), a áreas de funcionalidades (p.e. construção de uma linguagem controlada, recenseamento de unidades físicas, descrição da informação, pesquisa e administração) e a tipos de operação admitidos (criação, alteração, remoção e visualização da informação).

São várias as normas adotadas, tanto em termos de procedimentos, como de formatos. A descrição arquivística está de acordo com a ISAD (G) - Norma Internacional de Descrição Arquivística. A descrição das entidades produtoras de informação está de acordo com a ISAAR(CPF) - Norma Internacional para os Registos de Autoridade Arquivística relativos a instituições, pessoas singulares e famílias. É possível exportar para ficheiro as

descrições arquivísticas no formato internacional normalizado EAD (Encoded Archival Description). O Repositório Digital é inspirado no modelo de referência Open Archival Information System (OAIS) e inclui metadados em formato Dublin Core e METS - Metadata Encoding and Transmission Standard. A disponibilização das descrições arquivísticas de documentos públicos através do protocolo OAI-PMH.

O produto encontra-se escalonado por módulos de complexidade progressiva, os quais permitem uma utilização praticamente universal, abrangendo desde os pequenos arquivos pessoais até aos complexos sistemas de informação e extensos depósitos de arquivo de organizações. O GISA está preparado para abordar vários Arquivos ao mesmo tempo, independentemente do ciclo

vital da informação e do respetivo suporte ou técnica de registo e a possibilidade de uma descrição multinível, permite a gestão do tempo e dos recursos em função da frequência de acesso à informação e da sua pertinência.